L’avènement du numérique a transformé le paysage et bouleversé de nombreux aspects de notre quotidien professionnel, y compris la façon dont nous communiquons et gérons les appels téléphoniques dans l’entreprise. Cependant, les mails et les visioconférences n’ont pas enterré le téléphone, qui reste un moyen de communication privilégié. Découvrez pourquoi et comment maintenir une permanence téléphonique réalisée par un secrétariat à distance peut participer à l’essor et la qualité de votre activité.
La permanence téléphonique pour des besoins de disponibilité en continu
Certains secteurs d’activité ne peuvent faire l’économie d’une présence et d’une disponibilité sans interruption. Le domaine médical, paramédical ou juridique, par exemple, nécessite d’avoir une permanence téléphonique. Ces professionnels ne peuvent souffrir de perturbations pendant les consultations, qu’il s’agisse d’une urgence ou d’une prise de rdv. Vos clients ou vos prospects doivent pourtant pouvoir vous joindre à toute heure de la journée. La permanence téléphonique vient vous soulager en permettant :
- de prendre en charge tous les appels entrants par une secrétaire,
- de passer vous-même des appels entre deux rendez-vous,
- d’être entièrement disponible pour les patients ou les clients en consultation.
Un appel à un professionnel médical ou juridique qui reste sans réponse n’est jamais bon signe. Ces appels risquent d’envoyer un mauvais signal à vos clients sur votre propre façon de travailler. En garantissant une disponibilité à l’ensemble des appelants, vous posez la première pierre d’une relation clients saine.
Dynamiser l’image de votre entreprise avec une permanence téléphonique
Pouvoir être écouté, peu importe le moment où on appelle votre cabinet ou votre entreprise, c’est d’abord développer une expérience client positive. En prenant tous les appels en compte, vous considérez les personnes et elles le savent. Le client se sentira rassuré de pouvoir avoir un contact à toute heure avec une secrétaire, vous lui donnez un aspect professionnel et vous montrez votre détermination à offrir un service client infaillible.
En faisant appel à un prestataire externe spécialisé en télésecrétariat, vous assurez à vos clients et à vos prospects un accueil chaleureux et personnalisé. Chaque message est noté et transmis, les consignes respectées. Vous ajoutez davantage de fluidité dans toute la communication de votre cabinet ou votre entreprise et les manqués ne font plus partie du paysage. Ces services donneront à vos clients et prospects la preuve d’une organisation interne efficace.
Une meilleure gestion des appels grâce à la permanence téléphonique
Une permanence téléphonique n’est pas vouée uniquement à traiter les appels entrants des entreprises et à noter les rdv dans un planning. Cela fait bien sûr partie des missions, mais l’externalisation vous permet également d’accéder à un service sur mesure. La permanence peut n’intervenir que sur les plages sur lesquelles vous n’êtes pas disponible et prendre le relais quand un volume trop important d’appels se présente. Vous bénéficiez ainsi d’un coût maîtrisé par rapport à un recrutement et d’un service uniquement lorsque vous en avez besoin.
De plus, la permanence téléphonique, assurée par des télésecrétaires formés, permet une redirection vers les bonnes personnes en fonction des consignes que vous avez données lors du contrat d’externalisation, et qui peuvent évoluer à tout moment. Les appels sont ainsi parfaitement gérés, la communication fluidifiée grâce à la répartition des bonnes informations aux bonnes personnes.
La permanence téléphonique aide à la rétention de vos clients
La bonne image véhiculée par une disponibilité téléphonique personnalisée permet de travailler sur la rétention de vos clients. Chaque entreprise le sait bien : garder un client coûte moins cher qu’en acquérir de nouveaux. La permanence téléphonique participera donc activement à votre stratégie d’entreprise ou de développement de votre cabinet.
En s’assurant que vos clients puissent bénéficier d’une écoute personnalisée, vous renforcez leur confiance et ainsi leur fidélité. Vous ne leur donnez aucune raison de chercher un autre moyen de répondre à leurs besoins.
Les clients réclament davantage d’aspects humains
À l’heure du digital, une certaine partie des rdv est bookée sur Internet. Facilité, accès à toute heure, rapidité : certaines personnes n’ont pas de besoin particulier qui justifierait un appel téléphonique et une réponse adaptée. Pour ces personnes, cette solution de prise de rdv par Internet est particulièrement adaptée. Mais ce profil de patients ou de clients ne constitue pas la majorité des personnes qui cherchent à joindre un cabinet ou une entreprise. Le déploiement de cette solution vient donc souvent en complément d’une permanence téléphonique.
Le besoin de contact humain est particulièrement prégnant cette dernière décennie et les personnes se sentent rassurées d’avoir une personne au téléphone qui puisse leur donner une réponse adaptée, loin des messageries automatisées ou des FAQ des pages internet.
Gedo Permanence vous facilite la gestion de votre permanence téléphonique
Vous êtes en recherche d’un partenaire pour mettre en place une permanence téléphonique ? Nous avons conçu notre offre de service de manière à répondre de manière simple et efficace aux besoins des entreprises, qu’elles soient dans le secteur médical, juridique ou tout autre domaine. L’externalisation de la gestion du secrétariat vous amène de nombreux avantages : gain de temps et maîtrise totale de votre budget, notamment.
Le télésecrétariat Gedo Permanence se fait exclusivement en interne : nous recrutons et formons tous nos télésecrétaires. Vous êtes ainsi assurés du respect des consignes, de la qualité et de la personnalisation de l’accueil. Notre écoute, notre rigueur et la relation de proximité que nous développons constituent les points forts de notre secrétariat externalisé.
En ayant recours à nos services, vous pouvez vous concentrer sur votre activité et votre cœur de métier : médecins, praticiens, avocats ou autre. Vous n’êtes plus dérangé pendant vos consultations et vous pouvez prendre pleinement en charge vos clients et vos patients. Avec le télésecrétariat Gedo Permanence, une secrétaire vous libère des tâches de gestion de votre entreprise : elle prend les appels, saisie les rdv dans votre agenda selon vos consignes et prend les messages qu’elle vous retransmet ensuite.
Notre entreprise est basée en Bretagne, d’où sont décrochés tous les appels, pour toute la France. Nous tenons à garder notre caractère local et nous ne sous-traitons aucun de nos services.
L’externalisation de votre permanence téléphonique vous permettra de vous concentrer sur votre activité, sans perdre aucun appel. Profession médicale, paramédicale, avocats ou entreprise de tous secteurs, la gestion efficace des appels donnera une image dynamique et professionnelle à votre entreprise ou votre cabinet et renforcera la confiance de vos clients. Accordez à vos clients l’écoute qu’ils méritent.
