La santé de vos patients est une priorité pour vous. Mais, pour leur permettre d’accéder facilement aux soins, la bonne santé de votre cabinet médical est aussi essentielle ! Vous souhaitez donc mettre en place un secrétariat téléphonique médical, mais les prestataires sont nombreux à vanter leurs mérites. Découvrez comment bien choisir votre partenaire, qui deviendra aussi celui de vos patients.
Qu’est-ce qu’un secrétariat téléphonique médical ?
Un secrétariat téléphonique médical permet de prendre et de traiter les appels qui arrivent à votre cabinet. Ce service vous déleste notamment des prises d’appels pendant les consultations. Vous pourrez désormais vous consacrer entièrement aux patients, sans avoir à répondre au téléphone. La secrétaire s’occupe des rendez-vous, de la gestion de l’agenda et maintient une permanence téléphonique. Elle peut également prendre des messages ou transférer des appels en fonction de vos consignes.
Intégrer un service de secrétariat téléphonique médical dans votre cabinet peut se faire de différentes manières. Vous pouvez embaucher directement un salarié, mais vous serez alors chargé de la gestion des ressources humaines et de toutes les tâches qu’implique un recrutement. Pour garder une certaine souplesse, l’appel à une entreprise spécialisée représente une solution pour beaucoup de cabinets médicaux. Vous souhaitez, vous aussi, bénéficier des avantages d’un secrétariat téléphonique médical. Choisir un prestataire, d’autant plus à distance, n’est pas simple : voici quelques critères à retenir pour opter pour votre nouveau partenaire.
Quels critères retenir pour choisir votre secrétariat téléphonique médical ?
Pour choisir l’entreprise qui vous accompagnera au quotidien, vous pouvez d’abord vous reposer sur les recommandations de vos confrères. C’est un bon indicateur, mais ne le prenez pas pour argent comptant : les besoins des cabinets de vos confrères ne sont pas les vôtres. Voici quelques questions à explorer avant de prendre votre décision.
Le délai de décroché téléphonique
Parmi les statistiques à demander aux différents prestataires, vous pouvez vous pencher sur le délai que mettent les secrétaires pour prendre l’appel. Cette donnée est très fluctuante selon les entreprises, le nombre d’appels à gérer et leurs effectifs. Pour le confort de vos patients, plus le décroché est rapide, plus c’est rassurant pour eux.
La qualité de l’accueil et des réponses apportées
Appeler un médecin s’accompagne souvent d’appréhension. Les secrétaires médicales sont formées pour accueillir les patients dans les meilleures conditions possibles et les prendre en charge de manière personnalisée. L’accueil doit donc être chaleureux et répondre aux premières questions. Demandez-vous dans quelle mesure le prestataire que vous envisagez propose un accueil adapté et si les secrétaires qui prennent les appels répondent bien aux exigences du secrétariat médical.
Les plages horaires de disponibilité
Quels sont les horaires auxquels le secrétariat téléphonique médical pourra prendre les appels pour vous ? L’amplitude horaire est à prendre en considération en fonction des habitudes de vos patients, de leurs besoins et des vôtres.
La souplesse et la réactivité en cas d’imprévu
Vous avez besoin de quitter le cabinet pour une urgence ? La réactivité de votre secrétariat est primordiale pour annuler les rendez-vous de la demi-journée, par exemple. Demandez au prestataire dans quelle mesure le secrétariat médical peut prendre le relais de manière imprévue, et dans quel délai.
Le budget à allouer et le type de formule
Pour comparer les offres et ne pas payer pour un service dont vous n’avez pas besoin, par exemple, faites établir des devis aux quelques prestataires qui vous semblent les plus pertinents. Vous aurez ainsi un élément de comparaison pour faire un choix éclairé et bénéficiez de tous les avantages d’un secrétariat téléphonique médical. Vous pourrez opter pour un forfait qui comprend certaines prestations ou bien à un tarif à l’appel pour des besoins plus ponctuels. L’entreprise doit être en capacité de comprendre vos besoins et de vous diriger vers la formule qui sera la plus pertinente pour votre cabinet médical.
Pour votre secrétariat médical, grosse structure ou entreprise locale ?
Parmi les prestataires que vous aurez l’occasion de comparer, vous trouverez des plateformes qui gèrent des milliers d’appels grâce à de nombreuses secrétaires. À l’inverse, de plus en plus d’entreprises spécialisées dans le secrétariat médical privilégient la taille humaine. D’abord, le fait de déléguer votre secrétariat à une entreprise spécialisée de ce type vous permet d’offrir un accueil plus personnalisé à vos patients. Au fur et à mesure des appels, la secrétaire développe une connaissance de plus en plus accrue des problématiques, mais aussi de vos différents partenaires. De plus, le respect des consignes que vous avez données est bien plus strict dans les structures plus petites. Le message ne risque pas d’être dilué selon le nombre d’interlocuteurs potentiels.
Pourquoi Gedo Permanence pourrait être une solution pour votre cabinet médical ?
Gedo Permanence propose ses services de secrétariat téléphonique médical depuis la Bretagne. Nous sommes très attachés à notre taille humaine qui nous permet de garder la souplesse, la réactivité et la personnalisation de l’accueil qui vous sont chères en tant que médecin. Toutes nos secrétaires médicales sont formées pour prendre en charge les spécificités de vos patients et leur apporter les réponses qu’ils attendent. C’est comme si les appels étaient décrochés depuis votre cabinet ! Elles sont également plus à même de comprendre et de répondre à vos besoins professionnels.
Pour la gestion du planning, nous avons développé une solution en ligne de prise de rendez-vous. Ainsi, toutes les données sont synchronisées, quelle que soit la personne qui les rentre et l’appareil sur lequel elles sont consultées. Vos patients peuvent prendre directement leurs rendez-vous en ligne et reçoivent un rappel automatique, ce qui limite fortement les rendez-vous non honorés.
Pour conclure…
Pour vous entourer des partenaires qui vous permettent d’optimiser la gestion de votre cabinet et des patients, plusieurs critères peuvent être retenus :
- le délai de prise en charge des appels,
- la chaleur et l’amabilité qui se dégage des réponses,
- les heures auxquelles vous pouvez relayer les appels,
- la souplesse du relais et du contrat,
- la tarification pratiquée et les formules proposées,
- les recommandations de vos confrères, sous conditions qu’ils aient les mêmes besoins que vous.
