Quel que soit votre métier, lorsqu’on accueille du public sur rendez-vous, il devient indispensable de se faire accompagner par une secrétaire. Véritable lien avec les clients et les patients, c’est le premier contact avec votre cabinet ou votre bureau. Mais, faut-il recruter une secrétaire ou faire appel à un service de secrétariat téléphonique à distance ? Découvrons ensemble les avantages et les inconvénients des deux solutions.
Un secrétariat téléphonique, pour qui ?
Les métiers qui ont le plus recours à un secrétariat téléphonique
De nombreuses professions font désormais appel à un secrétariat pour prendre les appels téléphoniques et les rendez-vous des patients ou des clients. En première ligne, on retrouve les professions médicales et paramédicales. Ainsi, médecins généralistes, spécialistes, mais aussi orthophonistes, sages-femmes ou encore thérapeutes n’ont plus besoin d’interrompre leurs consultations pour décrocher et répondre à un appel téléphonique.
Les professions libérales entrent également dans le champ des compétences d’une secrétaire. Un avocat, un notaire ou un huissier de justice, par exemple, pourront s’entourer d’une secrétaire formée aux métiers juridiques. Avec la maîtrise du vocabulaire et des procédures, l’accompagnement et la prise en charge des clients par une secrétaire renforcent l’image professionnelle de l’entreprise. Peu importe la profession : dès lors que vous avez besoin de vous recentrer sur votre cœur de métier, sans être dérangé par des appels, un secrétariat téléphonique pourra vous épauler au quotidien.
Les besoins qui amènent à faire appel à un secrétariat téléphonique
Si vous vous demandez dans quelle mesure un secrétariat téléphonique pourra vous aider dans la gestion de votre entreprise, voici quelques points qui font émerger la nécessité d’y avoir recours.
Lorsque vous lancez votre activité, vous avez encore la marge et la souplesse nécessaires dans une journée pour répondre aux appels et gérer l’accueil de vos clients. Mais, rapidement, quand le carnet de commandes ou l’agenda se remplit, que l’entreprise grandit, vous ressentez le besoin de vous centrer sur les activités et les missions qui constituent le cœur de votre métier. C’est à ce moment-là que vous pouvez déléguer la gestion des appels à un secrétariat téléphonique.
Zoom sur le secrétariat téléphonique sur place
Quelques cabinets et bureaux recrutent directement une secrétaire. Installée dans les locaux, elle répond aux appels entrants, relaie les messages pour le professionnel concerné et gère le planning. Présente sur place, la communication interne vous semble plus fluide.
Les besoins d’une secrétaire pour exercer sur place
Pour recruter une secrétaire, qu’elle soit médicale ou non, vous devez mobiliser certaines ressources de votre entreprise. En premier lieu, pour bien exercer sa mission, la secrétaire aura besoin d’un bureau, idéalement situé dans l’entrée pour accueillir vos clients ou vos patients. Il vous faudra donc disposer de l’espace nécessaire pour le confort de votre nouvelle salariée. Pour mener les différentes tâches au quotidien, vous devrez lui fournir tout le matériel nécessaire pour la prise d’appel et la gestion de l’agenda : un téléphone professionnel avec casque et un ordinateur constitueront l’équipement minimum.
Du temps et des ressources pour gérer le recrutement d’une secrétaire
En plus des ressources matérielles requises, il vous faudra également investir du temps. Un recrutement se fait en plusieurs étapes : vous devrez d’abord faire le point sur vos besoins et vos attentes, parce que vous devrez les expliciter auprès du cabinet de recrutement ou sur vos annonces d’emploi. Trier puis sélectionner les candidatures vous permettra de recevoir ensuite les secrétaires en entretien. Une fois votre collaboratrice choisie, vous devrez gérer les aspects autour des ressources humaines : gestion du contrat de travail, du planning, des congés, etc. Ces éléments administratifs et juridiques sont indispensables à une relation optimale avec votre salarié.
Le secrétariat téléphonique externalisé en détail
Le choix de l’externalisation du secrétariat téléphonique séduit de plus en plus de professions médicales et libérales. Exercée à distance, la gestion de l’agenda et des appels par une société spécialisée vous allège dans votre quotidien au cabinet ou au bureau.
Un niveau de professionnalisme préservé
En externalisant les tâches de secrétariat, vous serez face à une société spécialisée. Les secrétaires y sont formées régulièrement pour garder une efficacité optimale dans leurs missions. Certaines sont spécialisées dans certains corps de métier, ce qui vous garantit un certain niveau de professionnalisme pour vos clients : vocabulaire adapté, compréhension des problématiques rencontrées et apport de solutions pertinentes leur seront offerts.
Vous gagnez de l’espace et du temps
Toutes les ressources nécessaires au bon déroulé des missions de la secrétaire lui sont fournies par son employeur, l’entreprise de secrétariat téléphonique que vous aurez choisie. Bureau, ordinateur et suites logicielles, téléphone,… Vous n’avez plus à vous préoccuper des ressources matérielles. De plus, vous vous déchargez de tous les aspects administratifs autour du recrutement, en gardant une certaine souplesse. Si vos besoins sont fluctuants, votre contrat de service avec l’entreprise de télésecrétariat a la possibilité de s’adapter. Certaines formules offrent des services à la demande, d’autres une permanence sur des créneaux horaires. Vous aurez davantage de souplesse.
Gedo Permanence, votre atout dans la gestion de votre entreprise
Installée en Bretagne, notre entreprise de télésecrétariat met à disposition de toutes les professions qui en ont besoin une plateforme téléphonique avec des secrétaires formées en continu pour assurer un accueil chaleureux à vos clients. Notre priorité est de maintenir un haut niveau de personnalisation et de qualité dans le décroché des appels : vos clients ou vos patients sont accueillis au téléphone comme s’ils appelaient directement le cabinet ou le bureau.
Pour vous faciliter le quotidien et fluidifier les échanges, nous avons mis au point une solution de gestion de planning : RDVinternet.fr. Cet outil deviendra votre allié dans la prise de rendez-vous de vos patients ou clients. Ils pourront directement choisir un créneau qu’il leur convient, recevoir une confirmation, mais également un rappel de rendez-vous. Un indispensable pour éviter les absences ! La synchronisation des données vous permet d’avoir un accès toujours à jour aux informations de vos clients.
De nombreuses professions ont recours aujourd’hui au secrétariat téléphonique pour gérer la communication au quotidien entre vos clients et vous. Le choix de l’externaliser ou de l’installer sur place vous demande de faire le point sur le temps et les ressources que vous pourrez accorder au recrutement de votre secrétaire. Si vous avez besoin de vous décharger au maximum, tout en gardant une efficacité et une fluidité dans la communication, l’externalisation sera votre meilleur atout.
