Décrocher les appels téléphoniques en pleine activité, noter les rendez-vous sur un agenda sans commettre d’impairs, etc. Les missions de secrétariat prennent du temps et de l’énergie à ceux pour qui ce n’est pas la mission principale. Découvrez comment le télésecrétariat peut vous décharger d’une gestion que vous n’avez plus envie de prendre en main.
Qu’est-ce qu’un service de télésecrétariat ?
Un télésecrétaire peut remplir de nombreuses missions pour votre entreprise. Quelles sont-elles et à qui s’adressent-elles ?
Un service de gestion à distance
Le télésecrétariat est un service à distance effectué par un prestataire spécialisé. Le secrétariat, ainsi externalisé, prend en charge diverses missions de gestion de votre entreprise afin de vous libérer de ces tâches et de vous recentrer sur votre activité. Les télésecrétaires sont qualifiés et formés régulièrement. Ils sont ainsi experts de l’accueil téléphonique et de la relation client.
Le recours à un service externalisé de télésecrétariat constitue une alternative intéressante à l’embauche directe d’un secrétaire. Recruter demande de nombreuses ressources qu’une entreprise n’est pas toujours prête à mobiliser.
Les missions d’un télésecrétaire
Un télésecrétaire peut apporter de nombreux services afin de vous alléger dans votre organisation. Sa première fonction consiste à prendre les appels téléphoniques entrants sur votre ligne, de manière personnalisée. Il assure ainsi une permanence et une écoute auprès de vos clients ou de vos patients.
Un télésecrétaire va ensuite traiter les appels en fonction des objets de ces derniers :
- prise en note, annulation ou modification des rendez-vous dans votre agenda,
- mise en relation avec les personnes demandées selon les consignes indiquées en début de prestation,
- régulation des appels urgents ou passage de messages toujours en fonction des consignes,
- tout autre service négocié à la mise en place de la prestation.
Le télésecrétariat : pour quelles professions ?
Le télésecrétariat répond particulièrement aux besoins des professions libérales et de la santé – médical ou paramédical. Il n’y a, cependant, aucune restriction pour gérer le secrétariat de tout autre secteur d’activité, dès lors que le besoin d’une prise en charge téléphonique se fait ressentir : organisation de l’activité principale, concentration sur le cœur de métier, etc.
Quels bénéfices pour votre entreprise en faisant appel à un télésecrétariat ?
Recourir à un service à distance de gestion de votre secrétariat va inévitablement vous apporter de nombreux avantages. En voici les premiers.
Recentrez-vous sur votre cœur de métier
Le premier gain que vous allez ressentir avec un télésecrétariat, c’est de pouvoir vous consacrer entièrement à votre activité, votre cœur de métier, sans avoir à gérer l’aspect téléphonique ou du quotidien inhérents à toute entreprise. Vous déployez ainsi une organisation plus légère, que vous exerciez dans le secteur médical, juridique ou tout autre.
Recourir à un service de télésecrétariat, c’est aussi amener de la flexibilité et de la réactivité là où un emploi de secrétaire en direct vous demanderait une gestion au niveau des ressources humaines. Une fois le contrat établi avec votre prestataire, vous gardez la main sur la prise de décision, sans être freiné par une législation autour du recrutement, qui peut être lourde.
Améliorez vos process de traitement des appels
En confiant vos appels téléphoniques et votre ligne à un service de télésecrétaires constamment formés, vous êtes certain de la qualité de l’accueil qui est réservé à vos clients ou à vos patients. Vous bénéficiez ainsi d’une prestation à une hauteur que vous n’auriez certainement pu atteindre seul.
Ne croyez pas qu’une fois les tâches confiées à votre prestataire, vous n’en entendrez plus parler ! Au contraire, en tant que client, vous aurez la possibilité d’opérer une veille sur ce qui est effectué en votre nom. En ayant un contact avec des experts et des spécialistes, vous obtenez un regard extérieur sur votre propre gestion de vos services. Les process optimisés qui seront mis en place pour votre secrétariat (gestion téléphonique, prise de rendez-vous, etc.) rejailliront inévitablement sur votre propre organisation. L’apport d’un angle différent amène souvent une prise de recul bénéfique.
Gagnez du temps et maîtrisez vos frais
Le recours à un prestataire externalisé pour la gestion téléphonique et de votre agenda va vous permettre de vous sentir allégé du temps de gestion. En dehors de cet aspect, immédiatement visible au quotidien, vous allez également gagner au niveau du temps que vous prendrez en recrutant un secrétaire en direct. Embaucher nécessite également de former en continu et de gérer toutes les notions de ressources humaines et de management. Quand vous externalisez votre secrétariat, vous déléguez cette gestion à l’entreprise prestataire.
Ouvrir un emploi signifie devoir anticiper sur les coûts liés à l’embauche, que ce soit les charges salariales ou les différentes indemnités dues au salarié, ce qui peut être lourd pour un cabinet médical, par exemple. En faisant appel à un télésecrétariat, vous gardez la main sur vos dépenses et une flexibilité à toute épreuve. Les contrats peuvent inclure des prestations à la demande, c’est-à-dire intervenir uniquement quand vous en ressentez le besoin, de manière ponctuelle.
Gedo Permanence vous simplifie votre gestion du quotidien
Choisir un prestataire de qualité et de confiance ne s’improvise pas. Pour vous accompagner dans votre amélioration du quotidien de votre entreprise, GEDO Permanence vous propose une solution sur mesure grâce à nos télésecrétaires. Nous ne sous-traitons aucune prestation pour être garant en permanence d’une qualité de l’accueil téléphonique, ainsi que du respect des consignes données par notre client, vous.
La personnalisation et le professionnalisme de notre accueil sont au cœur de notre activité. Avec une formation régulière et une communication fluide dans nos équipes, vos clients et vos patients trouveront l’écoute fiable dont ils ont besoin.
Gérer le quotidien d’une entreprise, que son activité soit libérale ou d’ordre médical, que l’on soit seul ou au sein d’une équipe, demande de nombreuses ressources. Externaliser votre secrétariat à un prestataire à distance, comme Gedo Permanence vous ouvre les portes d’un exercice optimisé de votre activité. Grâce à nos secrétaires formés, vos clients et patients sont pris en main par des spécialistes en votre nom. Offrez-leur la qualité d’accueil à laquelle ils ont le droit.
