Les tâches de secrétariat, bien qu’indispensables à la bonne santé de l’entreprise, prennent du temps et des ressources. Une entreprise pour qui ce n’est pas le cœur de métier à tout à gagner à confier son secrétariat à un prestataire externalisé. Découvrez les avantages de ce type de services et comment ça fonctionne.
Le secrétariat externalisé, qu’est-ce que c’est ?
Un secrétariat externalisé est un service proposé par une entreprise, spécialisée ou non, qui vous permet de déléguer une partie ou la totalité des tâches de secrétariat. L’intervention se fait le plus souvent à distance, ce qui vous offre la possibilité de ne pas prévoir de bureau et de matériel pour la secrétaire qui prendra en charge la mission. La prestation concerne :
- l’accueil téléphonique,
- la gestion des plannings et des agendas,
- la gestion du courrier électronique, aussi bien entrant que sortant,
- etc.
Les entreprises qui ont recours à un secrétariat externalisé viennent de multiples secteurs d’activité. On peut toutefois y retrouver certains types de secrétariat spécialisés :
- le secrétariat médical,
- le secrétariat juridique,
- le secrétariat commercial,
- le secrétariat comptable,
- etc.
Vous pensez que la mise en place d’un secrétariat externalisé pourrait être profitable à votre entreprise ? PME, start-up ou grand groupe, découvrez ce que cette prestation de services peut apporter à votre activité.
Quels sont les avantages à recourir à un service de secrétariat externalisé ?
Beaucoup d’entreprises font appel à un secrétariat externalisé tant les bénéfices sont au rendez-vous. Découvrez ce que vous avez à gagner avec une secrétaire externe.
Recentrez-vous sur votre activité
Les tâches de secrétariat ne font pas partie des missions de votre activité. Elles prennent du temps, sont répétitives et ne vous apportent pas de satisfaction particulière. Pourtant, elles sont nécessaires à une gestion d’entreprise efficace. En confiant le secrétariat à un prestataire, vous vous allégez de cette contrainte. Vous n’avez plus à interrompre votre quotidien pour répondre au téléphone, ni à vérifier la conformité de vos documents. Vous libérez vos journées pour l’activité que vous savez le mieux faire : la vôtre.
Gagnez du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée
Les tâches administratives prennent du temps et apportent peu à votre entreprise, si ce n’est une organisation et une gestion soignées, notamment. En déléguant le secrétariat, vous pouvez accorder davantage d’énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée, qui requiert votre savoir-faire.
Limitez vos dépenses liées au recrutement
Recruter demande beaucoup de ressources : entre le sourcing, l’intégration de la nouvelle salariée, sa formation et les tâches liées à sa rémunération, employer directement une secrétaire exige du temps et du budget. Inenvisageable en début d’activité, cette possibilité n’en reste pas moins compliquée une fois l’entreprise installée. En ayant recours à l’externalisation, vous n’avez à gérer aucun de ces aspects. Le prestataire de services met à votre disposition une ou plusieurs secrétaires. C’est l’entreprise qui emploie, gère les contrats et rémunère son personnel. Vous profitez, de votre côté, de l’expertise des secrétaires, formées en permanence.
Gardez votre flexibilité
En employant une secrétaire en direct, vous renoncez à votre flexibilité. Le recours à un secrétariat externalisé vous permet de garder une certaine souplesse. Selon les formules des entreprises prestataires, vous pourrez opter pour un service au besoin. La secrétaire intervient en permanence ou uniquement sur des périodes où vous avez le plus besoin : congés, surcharge de travail, etc. La prestation s’adapte à votre rythme, alors que les coûts liés à une secrétaire en interne sont fixes.
Profitez d’une prestation spécialisée
Les entreprises de secrétariat externalisé sont souvent spécialisées dans l’accueil téléphonique et la gestion du quotidien d’une entreprise, même à distance. Les secrétaires bénéficient d’une formation régulière pour offrir un service d’une grande qualité. Vous profitez ainsi d’un accueil téléphonique personnalisé, chaleureux et professionnel. De plus, en intégrant des procédures abouties dans votre propre organisation, votre entreprise peut prendre du recul sur ses propres process et les améliorer si nécessaire.
Comment bien choisir votre partenaire de secrétariat externalisé ?
Un prestataire de service doit être une solution pour vous. Un partenariat réussi aboutira sur une amélioration de votre entreprise, selon les objectifs fixés. Comment choisir votre partenaire dans cette démarche d’externalisation du secrétariat ?
Une entreprise spécialisée et experte
Pour vous apporter un service à la hauteur de vos attentes, il vaut mieux vous tourner vers un prestataire de services spécialisé dans le secrétariat. De nombreuses entreprises mettent à disposition des professionnels pour différents types de besoin. Le personnel ne bénéficie pas d’une formation aussi pointue qu’avec un prestataire spécialisé dans le secrétariat. Privilégiez donc les prestataires experts dans ce domaine.
Un coût en adéquation avec les bénéfices apportés
Pour un retour sur investissement à la hauteur de vos objectifs, le coût du service doit être cohérent par rapport aux résultats apportés par l’externalisation. Même si le budget est plus maîtrisé qu’avec une démarche d’embauche, vous devez atteindre un équilibre qui permet à votre entreprise de se développer au rythme déterminé. Demandez plusieurs devis avant de faire votre choix.
Une réputation à la hauteur de vos besoins
Prenez le temps de lire les retours des autres clients, d’interroger votre entourage professionnel en vue d’éventuelles recommandations. Même s’il est plus simple de mettre fin à un contrat de prestation de service qu’à un contrat de travail, une erreur de choix peut ralentir l’entreprise et lui coûter cher. En choisissant une entreprise spécialisée, transparente, qui apporte un service de grande qualité et qui jouit d’une réputation confortable, vous prenez moins de risques.
Une communication fluide et facile
Un prestataire de services doit vous apporter une solution et résoudre votre problème. C’est un partenaire de réussite. Pour atteindre ce stade, la communication entre votre prestataire et vous doit être simple. Il doit être disponible, à votre écoute et vous apporter des conseils et des solutions. Ce critère est facilement repérable, dès les premiers contacts.
Recourir à un secrétariat externalisé est très souvent une bonne stratégie pour une entreprise qui ressent le besoin de se recentrer sur son activité, sans se laisser interrompre ou déborder. Vous profitez d’un service personnalisé apporté par des professionnels formés. Vous êtes ainsi libérés de la gestion des appels pour vous permettre d’exercer pleinement votre métier. Gedo Permanence vous accompagne dans votre quotidien et vous apporte une assistance dans toutes les tâches de secrétariat.
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