Le téléphone qui sonne pendant les consultations, un imprévu qui oblige à annuler les rdv de l’après-midi, … Tous les médecins et professionnels de santé ont déjà été confrontés à ces situations inconfortables. La gestion des appels téléphoniques et des rdv médicaux ne font pourtant pas partie du cœur des métiers de la santé et du bien-être. Prendre du temps pour les tâches d’organisation se fait forcément aux dépens de la prise en charge de vos patients. Découvrez comment le télésecrétariat médical est un service qui peut vous libérer de ces contraintes et vous permettre de garder votre énergie pour vos patients.
Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical consiste à réceptionner les appels qui arrivent sur le téléphone de votre cabinet et à gérer les rdv en ligne dans votre agenda. Le secrétariat d’un cabinet médical ou paramédical est la pierre angulaire d’une organisation optimale et d’une communication efficace avec les patients. Dans le cas du télésecrétariat, cette gestion se fait à distance, à partir d’un plateau téléphonique.
Un télésecrétariat médical est une solution d’externalisation à distance : vous faites appel à une entreprise spécialisée qui prend en charge les missions que vous lui confiez. Vous gagnez du temps par rapport au recrutement d’une secrétaire médicale en direct, qui demande de sélectionner des candidats, de les évaluer sur des compétences que vous maîtrisez moins et de compter les charges sociales et salariales, ainsi que le matériel bureautique nécessaire. De plus, une entreprise de télésecrétariat médical est opérationnelle immédiatement, grâce à son habitude de récolter rapidement les informations nécessaires au bon déroulement des missions.
Choisir les professionnels du secrétariat qui vous accompagneront dans la gestion de votre cabinet n’est pas facile. Il existe majoritairement deux types de prestataires :
- Les prestataires qui fonctionnent sur un modèle de travail de type relais. La permanence téléphonique prend le relais selon la présence de la secrétaire ou du praticien qui prend les appels,
- Un modèle de travail qui transfère à 100 % ces appels vers le télésecrétariat.
À qui s’adresse le télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical est une offre de service dédiée aux professionnels de la santé et aux médecins. Ainsi, les avantages de l’externalisation de la gestion téléphonique et des rdv médicaux sont particulièrement profitables aux :
- Médecins généralistes,
- Médecins spécialistes (dermatologues, podologues, psychiatres, etc.),
- Praticiens paramédicaux (psychologues, infirmiers, kinésithérapeutes, etc.)
- Praticiens du bien-être et des soins naturels (naturopathes, hypnothérapeutes, sophrologues, etc.)
Si vous exercez un métier de la santé ou paramédical, vous apprécierez le service adapté du télésecrétariat médical. L’équipe des télésecrétaires reçoivent une formation pour accueillir et prendre en charge les demandes des patients. Ils peuvent également se conformer aux consignes que vous leur donnez afin d’opérer un premier filtrage des appels. Les télésecrétaires décrochent les appels au nom de votre cabinet pour une réponse personnalisée et adaptée à vos spécificités, même en dehors de ses horaires d’ouverture.
Pourquoi avoir recours au télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical apporte de nombreux services et avantages aux cabinets médicaux qui y ont recours.
En faisant appel à une entreprise de télésecrétariat médical, vous pouvez vous consacrer à votre cœur de métier : prendre soin de vos patients. Vous êtes libéré des contraintes liées à la gestion de l’agenda et aux appels téléphoniques. Vos consultations ne sont plus interrompues par la sonnerie du téléphone et vos patients n’ont plus de difficulté à joindre votre cabinet.
Le recours à une solution d’externalisation assure un accueil personnalisé, courtois et chaleureux à l’ensemble de vos patients. Le décroché est rapide et vos patients bénéficient d’une qualité d’écoute certaine. Une télésecrétaire médicale est une personne qualifiée, qui bénéficie d’une formation adaptée pour améliorer en permanence la qualité des appels et des réponses apportées.
Les coûts liés à un recrutement direct peuvent dépasser fortement les coûts d’un recours à une entreprise de télésecrétariat médical. Les charges salariales et sociales d’un salarié viennent alourdir les frais liés au cabinet. Vous devrez également mettre à disposition de votre secrétaire médicale le matériel bureautique nécessaire pour une bonne gestion de l’agenda. Ces coûts sont inclus dans le tarif qui vous est proposé par le prestataire choisi, pour une optimisation de votre budget.
Comment fonctionne le télésecrétariat médical ?
La mise en place d’un service de télésecrétariat médical est simple. Une fois les informations recueillies, les consignes spécifiques à respecter par la télésecrétaire médicale indiquées, les appels sont pris en charge par le prestataire.
Le standard téléphonique permet la réception de tout ou partie de vos appels pour une gestion flexible de la communication avec vos patients. La télésecrétaire médicale crée une fiche contact à chaque appel afin de vous relayer les informations nécessaires à la prise en charge du patient. Les rdv sont notés sur votre agenda en ligne, RDVinternet.fr, ou sur Doctolib selon vos besoins. Chaque rdv fait l’objet d’un rappel auprès du médecin et du patient, afin de limiter les rdv non honorés.
Pourquoi Gedo Permanence est votre solution de télésecrétariat médical ?
Basée en France, en Bretagne, l’équipe de télésecrétariat médical Gedo Permanence est très attachée à la qualité de l’écoute lors des appels. Notre entreprise fait partie du réseau SIST, la Chambre Professionnelle des Services Intégrés du Secrétariat et des Téléservices, qui certifie ainsi notre démarche qualité. Nous prenons en charge toute la gestion de vos appels et de votre agenda, et nous le faisons bien, pour que vous puissiez prendre pleinement soin de vos patients.
