Votre entreprise doit faire face à un afflux d’activité et vous projetez de faire appel à un secrétariat à distance. Avant de concrétiser une collaboration, vous aimeriez savoir dans quoi vous engagez votre entreprise, d’un point de vue financier. Faisons le point ensemble sur les différentes formules disponibles et les éléments qui font varier leur prix.
Pourquoi existe-t-il des grandes variations de prix pour le service d’un secrétariat à distance ?
Il existe de multiples prestataires de télésecrétariat sur le marché. Ils se différencient par la qualité de leurs services, l’implantation géographique de leur plateforme, mais également par les missions possibles que vous pouvez leur confier. En faisant appel à un secrétariat à distance, vous pouvez vous attendre à déléguer :
- l’accueil téléphonique personnalisé et la prise en charge des appels entrants,
- la gestion des messages et leur transmission auprès des personnes identifiées,
- la gestion de l’agenda avec la prise de rendez-vous,
- le respect de consignes particulières en cas d’appels concernés,
- l’envoi de rappels de rendez-vous, par e-mail et/ou SMS,
- la mise à jour du fichier-clients,
- la gestion des urgences,
- la gestion administrative,
- etc.
Le prix de la prestation dépend du nombre de tâches que doit prendre en charge le prestataire de secrétariat à distance et du temps que cela nécessite. Le niveau de personnalisation influe également sur le montant total. Si votre activité nécessite de prendre en compte et d’appliquer de nombreuses consignes, par exemple, leur mise en place et leur réalisation engendre davantage de travail pour la plateforme.
Quelles sont les différentes formules d’un secrétariat à distance ?
Les différents prestataires de télésecrétariat sont bien conscients que les besoins des entreprises leur sont propres et qu’elles sont susceptibles d’évoluer. Certaines périodes connaissent un afflux important d’appels, tandis que d’autres sont davantage “creuses”.
C’est pour cela qu’il existe plusieurs formules, selon le prestataire que vous choisissez. En général, on peut distinguer 3 grands types de formules et de tarifs :
- la facturation à la tâche,
- la facturation au temps effectif passé pour votre entreprise,
- la facturation par forfait.
La facturation à la tâche
Sur ce type de facturation, l’entreprise de secrétariat à distance applique un tarif à la tâche et selon les missions réalisées sur le mois, elle facture au réel. Ce type de forfait peut convenir si vos besoins sont fluctuants et si vous êtes en recherche d’une télésecrétaire qui prenne le relais en cas de surplus d’appels ou d’activité.
La facturation au temps effectif
Ce système se rapproche de la facturation à la tâche, dans le sens où vous êtes facturé uniquement sur ce que la société de télésecrétariat a réalisé pour votre entreprise. Votre contrat de prestation comprend un taux horaire qui sera appliqué sur la facture au rythme choisi.
La facturation au forfait
Vos besoins n’évoluent pas énormément et vous connaissez une charge de travail relativement constante ? En délégant votre secrétariat à distance, vous avez une idée assez nette du volume horaire et des tâches que vous allez confier ? Vous pouvez choisir une formule avec un forfait. Vous n’avez ainsi aucune surprise sur le montant qui vous sera facturé chaque mois.
Est-ce que le recours à un secrétariat à distance est un bon investissement pour votre entreprise ?
C’est une question légitime ! En tant qu’entreprise, on cherche à investir de l’argent là où le retour sur notre activité sera le plus significatif. En ayant recours à un secrétariat à distance, vous allez atteindre plusieurs objectifs :
- vous allez vous recentrer sur votre cœur d’activité,
- vous pourrez vous consacrer pleinement à vos rendez-vous sans être dérangé par la sonnerie du téléphone et donner une qualité d’écoute à vos clients ou patients,
- avec un service de rappel de rendez-vous, vous faites significativement baisser le nombre de rendez-vous non honorés,
- vous améliorez l’image professionnelle de votre société ou de votre cabinet,
- vous n’avez plus à gérer la prise de rendez-vous, l’agenda, les urgences,
- vous disposez d’un partenaire de confiance à qui vous pouvez donner des consignes en fonction de la nature des appels.
Si vous cherchez à atteindre un ou plusieurs de ces objectifs, déléguer les tâches de secrétariat à une société à distance vous aidera à y parvenir. Vous confiez une partie de la gestion de votre entreprise à un prestataire externe, vous n’aurez donc plus à vous en occuper. Vous vous dégagerez du temps pour ce qui a le plus de valeur dans votre activité.
Combien coûte le recrutement d’une secrétaire en interne ?
Vous êtes tenté par l’idée de recruter directement une secrétaire en interne. Le coût pour votre entreprise ne sera pas le même. Vous devrez d’abord prévoir un emplacement digne pour accueillir votre salariée : un bureau dans l’accueil de vos locaux avec tout le matériel nécessaire pour mener à bien ses missions (ordinateur, téléphone, connexion, etc.). Ensuite, le recrutement en interne ne permet pas de recourir à votre salariée uniquement lorsque vous en avez besoin, contrairement à un contrat de prestation. Cette solution ne permet pas de faire face à des fluctuations d’activité. De plus, les charges salariales inhérentes à une embauche sont importantes et vous devez les anticiper dans votre prévisionnel. Même si cette solution semble plus rassurante de prime abord, par la présence de la professionnelle dans vos locaux, elle demande un investissement de temps et de budget beaucoup plus conséquent.
Comment Gedo Permanence accompagne les entreprises dans leurs gestions
Plateforme de secrétariat à distance basée en Bretagne, en France, nous décrochons les appels de nos clients de la manière la plus personnalisée possible. Vos clients ou prospects auront la sensation de téléphoner directement dans vos locaux. Nos télésecrétaires sont toutes formées pour accueillir chaleureusement les appels entrants et donner des réponses adaptées. La prise de rendez-vous est facilitée avec le recours à notre service d’agenda, RDVinternet.fr.
En fonction de vos besoins, nous établissons un devis sur mesure pour vos besoins en secrétariat à distance. Le tarif va varier en fonction :
- du volume d’appels que vous recevez tous les mois,
- du nombre de personnes à qui les messages doivent être adressés,
- de la manière dont vous souhaitez recevoir ces messages,
- de la possibilité ou non de vous transférer un appel.
