FAQ - Permanence téléphonique

Elles répondent au nom de votre structure, en s’appuyant sur les consignes définies avec vous.

👉 Chaque appel est :

• compris dans son contexte
• traité selon votre organisation
• transmis de manière claire et structurée

Selon vos besoins, il peut donner lieu à :

• un message
• une prise ou modification de rendez‑vous
• un transfert ciblé

👉 L’ensemble s’intègre simplement dans votre fonctionnement quotidien.

Une fois activé, tous vos appels sont redirigés vers notre permanence téléphonique GEDO, sans aucun changement pour vos appelants.

📱 Activation rapide (tous opérateurs)

Composez directement sur votre téléphone : *21*numéro#


(remplacez numéro par celui fourni par GEDO)
Puis appuyez sur appel.

✅ Tous vos appels sont immédiatement transférés

🔄 Autres options de renvoi (recommandé)

Vous pouvez choisir un renvoi plus flexible :

• Si vous ne répondez pas : *61*numéro#

• Si votre ligne est occupée : *67*numéro#

• Si votre téléphone est éteint ou hors réseau : *62*numéro#

👉 Ces codes permettent d’ assurer une continuité dans le traitement des appels tout en gardant la possibilité de répondre vous-même

❌ Désactiver le renvoi

• Tout désactiver : ##002#

• Vérifier : *#21#

📞 Accès direct selon votre opérateur

Vous pouvez aussi configurer le renvoi depuis votre espace client :

• 🔶 Assistance Orange – renvoi d’appel
• 🔴 SFR : espace client > “Services” > renvoi d’appel
• 🔵 Bouygues Telecom – guide renvoi
• ⚫ Free : espace abonné > téléphonie > renvoi d’appel

⏱️ Mise en place immédiate

• ✅ Activation en moins de 30 secondes
• ✅ Aucun équipement nécessaire
• ✅ Compatible mobile et fixe
• ✅ Transparent pour vos clients

Vous pouvez activer ou interrompre le renvoi d’appel selon vos besoins :

• consultations
• réunions
• congés
• périodes de forte activité

👉 Vous utilisez le service uniquement lorsque cela vous est utile.

• demandes d’information
• prise et gestion de rendez‑vous
• transmission de messages
• suivi patient ou client
• qualification de demandes

👉 Chaque appel est traité selon vos priorités et votre organisation.

• vos appels sont traités en Bretagne
• par des télésecrétaires présentes physiquement sur site
• selon un cadre défini avec vous
• sans gestion automatisée

👉 Chaque appel est compris dans son contexte, pas simplement traité de manière standardisée.

👉 Cela permet :

• une compréhension précise des demandes
• une adaptation à chaque interlocuteur
• une gestion plus souple des situations

Notre approche reste centrée sur l’humain, notamment pour des échanges parfois sensibles ou spécifiques.

👉 Cela permet :

• de respecter votre organisation
• d’adapter les réponses à votre activité
• de gérer efficacement les situations courantes

Le fonctionnement se construit progressivement pour correspondre à vos besoins.

• email
• SMS
• outil de suivi dédié

👉 Vous restez informé en temps réel ou en différé, selon vos préférences.

Le mode de transmission est défini avec vous dès la mise en place.

Vous définissez les règles de gestion selon votre activité :

• appels à transmettre immédiatement
• demandes à filtrer
• situations urgentes à identifier

👉 Cela permet d’organiser le traitement des appels selon vos priorités.

Vous gardez une vision claire sur les sollicitations importantes.

Vous pouvez adapter le niveau de délégation :

• traiter certains appels directement
• recevoir uniquement les urgences
• déléguer tout ou partie des appels

👉 Le service s’ajuste à votre façon de travailler, sans contrainte.

Nous pouvons intervenir sur :

• la proposition de créneaux
• la modification ou l’annulation de rendez‑vous
• le filtrage des demandes

👉 Chaque action est réalisée dans le cadre que vous avez défini.

Votre agenda reste organisé en fonction de votre fonctionnement habituel.

Chaque demande est analysée pour :

• comprendre le besoin du patient ou client
• vérifier la cohérence de la demande
• orienter vers le créneau adapté

👉 Cela permet une meilleure organisation des rendez‑vous.

L’objectif est de limiter les erreurs de prise de rendez‑vous et d’améliorer la lisibilité de votre planning.

• le volume d’appels
• le niveau de personnalisation
• les consignes spécifiques à votre activité

👉 GEDO se positionne sur une offre :

• plus qualitative qu’une solution low‑cost
• sans complexité inutile

L’objectif est de proposer une solution adaptée à votre organisation réelle.

Après définition :

• des consignes
• des éléments d’accueil définis avec vous
• du mode de fonctionnement

👉 le service peut être opérationnel en peu de temps.

L’objectif est clair :
démarrer efficacement sans perturber votre activité.

1. échange sur vos besoins
2. définition des consignes
3. modalités d’accueil définies avec vous
4. phase de validation
5. démarrage

👉 Chaque étape est adaptée à votre organisation.

Le tarif peut évoluer selon :

• le volume d’appels
• l’évolution de votre organisation
• les ajustements de service

👉 L’objectif est de rester cohérent avec votre usage réel.

Elle comprend généralement :

• la définition des consignes
• définition des modalités d’accueil
• le paramétrage du fonctionnement

👉 Ces éléments permettent d’assurer un démarrage structuré et adapté à votre activité.

Selon vos besoins spécifiques, certains ajustements peuvent être prévus.

👉 Tout est présenté clairement en amont, afin de garantir une vision globale et sans surprise.

Votre organisation peut évoluer, et le service aussi :

• modification des consignes
• adaptation des horaires
• ajustement des priorités

👉 GEDO s’adapte à votre fonctionnement dans le temps.

La mise en place d’une permanence téléphonique avec GEDO se fait généralement sans engagement contraignant, ce qui permet de tester le fonctionnement sereinement.

👉 Vous pouvez ainsi :

• évaluer l’organisation au quotidien
• ajuster les consignes si nécessaire
• vérifier que la gestion correspond à vos attentes

Dans certains cas spécifiques liés à des volumes plus importants ou des configurations particulières, des modalités différentes peuvent être prévues.

👉 L’objectif reste toujours de proposer un cadre adapté à votre activité, sans rigidité inutile.

Le service peut être utile :

• en cas de surcharge
• pendant vos indisponibilités
• ou pour structurer les demandes

👉 Le volume d’appels n’est pas le seul critère.

Les appels sont pris en charge par des télésecrétaires basées en Bretagne, dans les côtes d’Armor (Plaintel) , formées à l’accueil téléphonique professionnel et aux spécificités de votre activité.

Chaque appel est traité selon vos consignes, votre organisation et votre façon de communiquer.

👉 Résultat :
une continuité dans la relation avec vos patients ou clients, et un accueil structuré même pendant vos indisponibilités.

Les appels sont gérés en votre nom, avec un discours adapté à votre activité.

👉 Vos patients ou clients :

• obtiennent une réponse claire
• sont orientés correctement
• restent dans votre parcours habituel

L’externalisation est invisible lorsqu’elle est bien encadrée.

L’impact ne se limite pas à un simple coût, mais à une organisation plus efficace :

• moins d’interruptions pendant votre travail
• plus d’appels traités
• moins de sollicitations à gérer en direct
• une meilleure gestion des demandes

👉 L’objectif est d’améliorer votre fonctionnement global.

Une permanence permet de garantir :

• une réponse lorsque vous êtes indisponible
• une continuité d’accueil
• une gestion des demandes sans interruption

👉 Cela évite de laisser des appels sans réponse, même ponctuellement.

C’est vous qui définissez :

• les consignes de traitement
• les priorités
• les situations à transmettre ou non

👉 GEDO applique votre organisation, sans la remplacer.

Vous déléguez l’opérationnel, tout en conservant la décision.

Oui, certains appels peuvent être enregistrés afin d’assurer la qualité du service et le bon suivi des demandes.

👉 Cela permet :

• d’éviter les erreurs
• d’améliorer la précision des messages
• de sécuriser les échanges

👉 L’information est :

• courte
• naturelle
• intégrée dans l’accueil

➡️ Vos clients ont la sensation d’appeler directement votre entreprise.

✔ améliorer la qualité
✔ sécuriser vos échanges
✔ pouvoir vérifier un message si besoin

👉 C’est une garantie de sérieux pour votre activité.

👉 Selon la configuration choisie :

• possibilité de refus via un dispositif simple (touche 9)
• ou désactivation complète

👉 Tout est adaptable sur simple demande.

Oui ✅

👉 GEDO respecte les règles RGPD :

• utilisation strictement professionnelle
• confidentialité totale
• accès limité aux données

Les enregistrements sont conservés maximum 2 mois.

👉 Cela permet un suivi efficace sans conservation excessive.

👉 Vous restez libre de :

• garder l’enregistrement
• demander une autre configuration
• ou le désactiver

✔ message discret
✔ accueil personnalisé
✔ ton humain

➡️ Vos clients appellent votre entreprise, pas un centre d’appels