Secrétariat à distance : notre équipe à votre service
Secrétariat à distance : structurez la gestion de vos appels et de vos rendez-vous
Externaliser son secrétariat ne consiste pas uniquement à déléguer la prise d’appels. L’enjeu est de structurer la gestion de vos sollicitations, d’assurer un traitement fiable de chaque demande et de préserver votre organisation au quotidien.
Avec GEDO, le secrétariat à distance s’appuie sur une méthode claire : des consignes définies avec vous, des scripts personnalisés et un outil de suivi conçu pour transmettre des informations directement exploitables.
Chaque appel est traité selon votre fonctionnement, pour vous permettre de rester concentré sur votre activité tout en assurant une réponse continue à vos interlocuteurs.
Les solutions Gedo
Faites confiance à Gedo
Professionnalisme
Votre secrétariat à distance repose sur une organisation rigoureuse et des télésecrétaires formées à votre activité.
Chaque appel est traité selon vos consignes, avec un accueil personnalisé et une qualification précise des demandes.
Évolution
Votre secrétariat s’adapte à votre organisation et à vos besoins.
Consignes, scripts, niveau de délégation ou gestion des rendez-vous : le service évolue simplement, en fonction de votre activité.
Budget maîtrisé
Votre secrétariat à distance est défini par un cadre clair, avec un coût maîtrisé et sans surprise.
Vous bénéficiez d’un service structuré sans les contraintes d’un recrutement interne.
Agenda optimisé
Chaque demande est qualifiée lors de l’appel afin de proposer un rendez-vous adapté.
Vous limitez les erreurs, évitez les créneaux inutiles et conservez un planning cohérent.
Confidentialité
Les échanges sont traités dans le respect de la confidentialité de votre activité.
Les informations collectées sont transmises uniquement à leur destinataire, via des canaux sécurisés et définis avec vous.
Nos clients témoignent
5/5Nous travaillons avec ce secrétariat depuis l'ouverture de notre cabinet. Nous avons d'excellents retours de la part de nos patients concernant la gentillesse des secrétaires. Les RDV en ligne sont ... Lire la suite
5/5J'ai confié à GEDO mon accueil téléphonique il y a déjà plusieurs années. Je n'ai que de bons retours de mes clients sur les conseillers qui répondent au téléphone et pour ma part, ils me permettent ... Lire la suite
5/5Nous travaillons avec GEDO depuis 3 ans , toujours aussi satisfait du service. Je recommande énorme pour gagner en tranquillité.
Un secrétariat à distance basé sur des consignes précises
Un secrétariat efficace repose avant tout sur une compréhension fine de votre organisation.
Chez GEDO, le traitement des appels n’est jamais standardisé. Il s’appuie sur :
- des scripts d’appel personnalisés
- vos règles de gestion (priorités, filtrage, urgences)
- vos habitudes de fonctionnement
Chaque télésecrétaire suit un cadre défini en amont, permettant :
- d’identifier rapidement les demandes
- de qualifier précisément les besoins
- d’apporter une réponse cohérente dès le premier contact
Vous conservez la maîtrise de votre relation client, même à distance.
Un traitement des appels structuré et exploitable
L’objectif n’est pas seulement de répondre au téléphone, mais de transformer chaque appel en information utile.
Chaque sollicitation donne lieu à une fiche de contact complète comprenant :
- les coordonnées de l’appelant
- le motif détaillé
- le niveau de priorité
- les actions à prévoir
Les messages sont ensuite transmis selon vos préférences :
- SMS
- outil de suivi dédié
Vous recevez des informations claires, synthétiques et immédiatement exploitables, sans perte ni approximation.
Vos questions
Secrétariat à distance
Vos appels sont redirigés vers la plateforme GEDO. Ils sont pris en charge par des télésecrétaires formées, qui répondent au nom de votre structure en suivant des consignes définies avec vous. Chaque appel est qualifié puis retransmis sous forme de message structuré.
Oui. Chaque organisation est différente. Les scripts d’appel, les règles de traitement et les priorités sont construits avec vous pour correspondre à votre métier, vos contraintes et vos attentes.
Les informations vous sont transmises selon vos préférences : email, SMS ou via un outil de suivi. Les messages sont structurés pour être directement exploitables sans retraitement.
Oui. Vous pouvez choisir de recevoir uniquement certains appels (urgents, clients spécifiques, etc.) ou de gérer une partie des sollicitations vous-même. Le niveau de délégation est entièrement modulable.
Oui. La prise de rendez-vous est intégrée au service. Chaque demande est qualifiée lors de l’appel afin de proposer un créneau adapté et d’éviter les rendez-vous inutiles ou inappropriés.
Une gestion optimisée des rendez-vous et de votre agenda
Le secrétariat à distance peut intégrer la gestion complète de votre planning.
Les télésecrétaires GEDO peuvent :
- proposer des créneaux adaptés
- éviter les rendez-vous inappropriés grâce à la qualification
- modifier ou annuler selon vos consignes
- synchroniser avec votre agenda
Cette organisation permet :
- de limiter les interruptions
- d’éviter les erreurs de planification
- d’optimiser votre taux de rendez-vous utiles
Votre agenda devient un outil maîtrisé, et non une contrainte.
Une organisation souple, adaptée à votre activité
Le secrétariat à distance doit s’adapter à votre réalité terrain, pas l’inverse.
Avec GEDO, vous définissez votre niveau de délégation :
- réception simple des messages
- filtrage des appels
- transfert des urgences
- gestion complète des rendez-vous
Vous pouvez à tout moment :
- reprendre certains appels
- ajuster vos consignes
- faire évoluer l’organisation
Le service s’intègre à votre fonctionnement, quel que soit votre rythme ou votre métier.
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